SaaS/Cloud Services

COVID-19

Startups

Innovation

Software for Business

10.11.2022

【DigiTech】Teachme Biz – Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และคำนึงถึงปัจจัยสำคัญต่าง ๆ

Teachme Biz คือ เครื่องมือ หรือ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และคำนึงถึงปัจจัยสำคัญต่าง ๆ เช่น ต้องใช้งานง่าย ทั้งจากมุมมองของผู้สร้างคู่มือ และจากมุมมองของผู้ใช้คู่มือการทำงานนี้ นอกจากนั้นหลังจากสร้างคู่มือการทำงานเสร็จแล้ว เรายังคำนึงถึงการนําไปใช้จริงให้ได้ด้วย เพราะอย่าลืมว่าตัวแปรสำคัญในการใช้งานคู่มือการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ก็คือ “ผู้ปฏิบัติงานซึ่งเป็นผู้ใช้งานคู่มือการทำงานนั้น ๆ” โดยสามารถสรุปเป็นข้อความง่าย ๆ 2 ข้อดังนี้

●Tools นั้นต้องทำให้สร้างและอัพเดท SOP ได้ง่าย
● ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงและใช้งาน SOP ได้ง่าย

การสร้างและใช้งานคู่มือการทำงานของทุกคนในองค์กร ควรเน้นเรื่องความเข้าใจง่ายและการเข้าถึงง่ายต่อพนักงานทุกระดับ คือ ต้องให้พนักงานทุกระดับสามารถทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานจากคู่มือการทำงานได้อย่างง่าย ๆ โดยอาจใช้ภาษาไทยที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน หรือจะให้ดีที่สุด คือ การสื่อสารโดยใช้ภาพ หรือวิดีโอ เพราะเป็นสารที่ไม่ต้องตีความอีก นอกจากนี้ควรให้พนักงานสามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่าย โดยอาจคำนึงถึงเรื่องการจัดการแบบดิจิทัล ให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้จากสภาพแวดล้อมและอุปกรณ์ที่หลากหลาย สามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ในทุกสถานการณ์ที่ต้องการ และเมื่อมีการอัพเดทก็ควรเข้าถึงได้ใช้เวอร์ชันใหม่ได้อยู่เสมอ หากต้องการเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงานที่สามารถตอบทุกโจทย์ความต้องการที่กล่าวมา สิ่งสำคัญในการเลือกเครื่องมือที่ถูกต้อง คือ สร้าง เข้าถึง ทำความเข้าใจง่าย และบริหารจัดการได้ง่าย เฉกเช่น Teachme Biz ซึ่งเป็นเครื่องมือสร้างคู่มือการทํางาน SOP และ Work instruction แบบออนไลน์ ได้รับการออกแบบให้ครอบคลุมความต้องการที่กล่าวมาแล้วทั้งหมด นอกจากใช้งานง่ายแล้ว ยังสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา ตอบโจทย์ความต้องการได้ครบ ไม่ว่าจะเป็นคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ หรือคู่มือการทำงานแบบ SOP (SOP: Standard Operating Procedure) จึงอาจพูดสั้น ๆ ได้ว่า Teachme Biz มีลักษณะเฉพาะดังนี้

●สร้างและแก้ไขคู่มือการทำงานได้ง่าย
●ทำความเข้าใจได้ง่าย
●เข้าถึงและส่งต่อคู่มือการทำงานได้ง่าย

เมื่อคู่มือการทำงาน (SOP) เป็นสิ่งจําเป็นกับ RPA การสร้างคู่มือแบบทั่วไปที่เป็นกระดาษ ด้วยโปรแกรมแบบเดิม ๆ ก็อาจไม่สามารถตอบโจทย์ได้ เพราะแต่ละโปรแกรมมีขั้นตอนการใช้งาน แชร์ แก้ไข และจัดการที่ยุ่งยาก ในขณะที่ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ Teachme Biz สามารถสร้างคู่มือการทำงานด้วยการใช้สมาร์ทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอ แล้วแชร์ออนไลน์ส่งต่อให้กับผู้เกี่ยวข้องได้ทันที เข้าถึงง่ายด้วย QR Code รวมทุกคู่มือขององค์กรไว้ในที่เดียวกันด้วยต้นทุนต่ำ พนักงานผู้เกี่ยวข้องทุกคนจึงสามารถรับผิดชอบต่อการใช้งาน RPA ในระยะยาวได้อย่างไร้กังวล

RECOMMEND